Privacy policy
De OV ombudsman hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De OV ombudsman houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Indien u na het doornemen van deze Privacy Policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van klachtindieners
Persoonsgegevens van reizigers die een klacht indienen over het openbaar vervoer, worden verwerkt voor de volgende doeleinden:
- Administratieve doeleinden;
- Het in behandeling nemen van de klacht;
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De bij ons ingediende klacht of de aan ons gestelde vraag;
De OV ombudsman gebruikt gegevens uitsluitend voor het bemiddelen tussen reizigers en vervoerbedrijven. Indien tot bemiddeling wordt overgegaan, worden uw gegevens doorgestuurd naar het betreffende vervoerbedrijf.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan De OV ombudsman de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- Naam;
- Adresgegevens;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geslacht
- Gegevens die de OV ombudsman nodig heeft voor bemiddeling bij een klacht, zoals OV-chipkaartnummer (indien van toepassing)
Uw persoonsgegevens worden door de OV ombudsman opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor maximaal 18 maanden in de administratie van de OV ombudsman.
Anonieme klacht
Uw privacy staat voor de OV ombudsman voorop. Wanneer u een anonieme klacht wilt indienen dan hoeft u geen gegevens achter te laten op ons klachtenformulier. Uw klacht wordt dan geregistreerd zonder uw persoonsgegevens en kan anoniem onderdeel uitmaken van onze rapportages. Houd er rekening mee dat wij niet kunnen bemiddelen zonder uw gegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens de OV ombudsman van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Onze systemen worden voortdurend van de nieuwste beveiligingsupdates voorzien;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- We anonimiseren klachten in onze klachtrapportages;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Klachten en Vragen
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Policy nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.
Contactgegevens
OV ombudsman
Postbus 2132, 3800 CC Amersfoort
Tel: 033-4220455
E: secretariaat@ovombudsman.nl
Rover
De formeel verantwoordelijke voor de gegevensverwerking van de OV ombudsman is de Vereniging Reizigers Openbaar Vervoer (ROVER).
Contactgegevens:
Vereniging Rover
Postbus 2132,
3800 CC Amersfoort
Tel: 033-4220450
E: secretariaat@rover.nl
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De OV ombudsman houdt zich aan de eisen en richtlijnen van de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Versie: d.d. 13 september 2018